国立国会図書館個人情報保護実施手順（情報システム対象）（開示手続等）
（平成19年11月20日国図企071026003号）
改正 平成20年8月29日国図企080822001号
改正 平成24年3月30日国図電1203221号
目次
- 第1 目的
- 第2 個人情報ファイル簿の作成及び公表
- 第3 開示申請書の様式、提出方法、補正等
- 第4 開示申請書の記載事項
- 第5 開示申請における本人確認手続等
- 第6 開示する旨の通知等の期限
- 第7 開示する旨の通知に際し通知する事項
- 第8 開示する旨の通知を受ける者に申し出ることを求める事項
- 第9 送付に要する費用
- 第10 訂正申請書の様式、提出方法、補正等
- 第11 本人確認手続等に係る規定の準用
- 第12 訂正する旨の通知等の期限
- 第13 利用停止等申請書の様式、提出方法、補正等
- 第14 本人確認手続等に係る規定の準用
- 第15 利用停止等を行う旨の通知等の期限
- 第16 資料利用に係る個人情報の保存期間との関係
- 第17 申請の窓口の所在地
- 附則
（目的）
第1 本件は、国立国会図書館個人情報保護対策基準（情報システム対象）（平成19年11月20日国図企071026002号。以下「対策基準」という。）特にそのIVからVIまでの実施に必要な細則を定めることを目的とする。
（個人情報ファイル簿の作成及び公表）
第2 館長は、個人情報ファイル（対策基準第12第1項各号に掲げるもの及び同第3項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。以下第2において同じ。）を保有するに至ったときは、直ちに、個人情報ファイル簿を作成するものとする。
2 個人情報ファイル簿は、保有している個人情報ファイルを通じて一の帳簿とする。個人情報ファイル簿の様式は、様式第1のとおりとする。
3 館長は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正するものとする。
4 館長は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除するものとする。
5 館長は、個人情報ファイル簿を作成したときは、遅滞なく、これを対策基準第16に規定する申請の窓口（以下「窓口」という。所在地は第17に規定。）に備えて置き一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表するものとする。
（開示申請書の様式、提出方法、補正等）
第3 対策基準第13第1項の規定に基づき保有個人情報の開示申請をする者から提出を受ける書面（以下「開示申請書」という。）の様式は、様式第2のとおりとする。
2 開示申請書は、窓口において交付するとともに、インターネット上の国立国会図書館ホームページ上に掲載し、出力して利用できるようにするものとする。
3 開示申請書の提出方法は、窓口に持参する方法又は窓口にあてて送付する方法（郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号）第2条第6項に規定する一般信書便事業者、同条第9項に規定する特定信書便事業者若しくは同法第3条第4号に規定する外国信書便事業者による同法第2条第2項に規定する信書便により送付する方法をいう。第10第3項及び第13第3項において同じ。）のいずれかとする。
4 開示申請書に形式上の不備があると認めるときは、相当の期間内に補正するよう要請するものとする。
5 開示申請に係る保有個人情報が館以外の機関又は法人（以下「館以外の機関等」という。）から提供されたものであるとき、その他館以外の機関等が開示の可否を決定することにつき正当な理由があるときは、当該館以外の機関等と協議の上、開示を申請した者に対し、理由とともに当該館以外の機関等へ請求すべき旨を通知するものとする。この場合において、開示申請書及び関係書類の提出を受けているときは、返却するものとする。
（開示申請書の記載事項）
第4 開示申請書には、開示申請に係る保有個人情報について次に掲げる事項を記載することができる。
(1) 求める開示の実施の方法
(2) 次項に規定する来館による開示の実施を求める場合にあっては、来館による開示の実施を希望する日
2 前項第1号、第7第1項第1号及び第2項第1号並びに第8第1項第1号において「開示の実施の方法」とは、文書（図画を含む。以下同じ。）に記録されている保有個人情報については当該文書若しくはその写しの閲覧又は当該文書を複写機により複写したものの交付若しくは送付をいい、電磁的記録に記録されている保有個人情報については当該電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧又は当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧、交付若しくは送付をいう。閲覧及び交付は、窓口の所在する庁舎において行う（来館による開示の実施）。送付は、文書を複写機により複写したもの又は電磁的記録を用紙に出力したものを郵送することにより行う（送付による開示の実施）。
（開示申請における本人確認手続等）
第5 対策基準第13第2項の規定により開示申請をする者から提示又は提出を受ける書類は、次に掲げる書類とする。
(1) 開示申請書に記載されている開示申請をする者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、健康保険の被保険者証、外国人登録証明書、住民基本台帳法（昭和42年法律第81号）第30条の44第1項に規定する住民基本台帳カードその他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、当該開示申請をする者が本人であることを確認するに足りるもの
(2) 前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該開示申請をする者が本人であることを確認するため館長が適当と認める書類
2 開示申請をする者が開示申請書を第3第3項に規定する送付する方法により提出しようとする場合には、前項各号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの及び開示申請をする者の住民票の写し又は外国人登録原票の写し（開示申請をする日前30日以内に作成されたものに限る。）の提出を受ければ足りる。
3 対策基準第13第1項の規定により法定代理人が開示申請をする場合には、戸籍謄本その他その資格を証明する書類（開示申請をする日前30日以内に作成されたものに限る。）の提示又は提出を受けるものとする。
4 開示申請をした法定代理人に対し、当該開示申請に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは直ちに書面でその旨を届け出るよう要請するものとする。
5 前項の規定による届出があったときは、当該開示申請は、取り下げられたものとみなす。
（開示する旨の通知等の期限）
第6 対策基準第13第5項の規定による開示申請に係る保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の通知（以下「開示する旨の通知」という。）又は全部を開示しない旨の通知（以下「開示しない旨の通知」という。）は、開示申請があった日から30日以内に行うものとする。ただし、第3第4項の規定により補正を要請した場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
（開示する旨の通知に際し通知する事項）
第7 開示する旨の通知に際しては、次に掲げる事項を併せて通知するものとする。
(1) 開示する保有個人情報について求めることができる開示の実施の方法
(2) 来館による開示を実施することができる日、時間及び場所並びに来館による開示の実施を求める場合にあっては、第8の規定による申出をする際に来館による開示を実施することができる日のうちから当該来館による開示の実施を希望する日を選択すべき旨
(3) 送付による開示の実施を行う場合における準備に要する日数及び送付に要する費用
2 開示申請書に第4第1項各号に掲げる事項が記載されている場合における通知事項は、前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める事項とする。
(1) 開示申請書に記載された開示の実施の方法による保有個人情報の開示を実施することができる場合（来館による開示については、開示申請書に記載された来館による開示の実施を希望する日に保有個人情報の開示を実施することができる場合に限る。） その旨及び前項各号に掲げる事項
(2) 前号に掲げる場合以外の場合 その旨及び前項各号に掲げる事項
（開示する旨の通知を受ける者に申し出ることを求める事項）
第8 開示する旨の通知を受ける者に対しては、開示する旨の通知を受けた日から原則として30日以内に次に掲げる事項を申し出るよう、要請するものとする。
(1) 求める開示の実施の方法（開示する旨の通知に係る保有個人情報の部分ごとに異なる方法による開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分ごとの開示の実施の方法）
(2) 開示する旨の通知に係る保有個人情報の一部について開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分
(3) 来館による開示の実施を求める場合にあっては、来館による開示の実施を希望する日
2 前項の申出は、様式第3によって行うよう要請するものとする。
（送付に要する費用）
第9 開示する旨の通知に基づき保有個人情報の開示を受ける者が、送付による開示の実施を求める場合において、当該送付に要する費用は開示を受ける者の負担とし、郵便切手で納付を受けるものとする。
（訂正申請書の様式、提出方法、補正等）
第10 対策基準第14第1項の規定に基づき保有個人情報の訂正申請をする者から提出を受ける書面（以下「訂正申請書」という。）の様式は、様式第4のとおりとする。
2 訂正申請書は、窓口において交付するとともに、インターネット上の国立国会図書館ホームページ上に掲載し、出力して利用できるようにするものとする。
3 訂正申請書の提出方法は、窓口に持参する方法又は窓口にあてて送付する方法のいずれかとする。
4 訂正申請書に形式上の不備があると認めるときは、相当の期間内に補正するよう要請するものとする。
5 訂正申請に係る保有個人情報が館以外の機関等から提供されたものであるとき、その他館以外の機関等が訂正の可否を決定することにつき正当な理由があるときは、当該館以外の機関等と協議の上、訂正を申請した者に対し、理由とともに当該館以外の機関等に請求すべき旨を通知するものとする。この場合において、訂正申請書及び関係書類の提出を受けているときは、返却するものとする。
6 訂正申請書は、開示を受けた日から90日以内に提出を受けるものとし、開示の実施に当たり、その旨を知らせるものとする。
（本人確認手続等に係る規定の準用）
第11 第5（第4項及び第5項を除く。）の規定は、訂正申請について準用する。この場合において、第5第1項中「第13第2項」とあるのは「第14第2項」と、同第3項中「第13第1項」とあるのは「第14第1項」と読み替えるものとする。
（訂正する旨の通知等の期限）
第12 対策基準第14第4項の規定による訂正する旨の通知及び訂正しない旨の通知は、訂正申請があった日から30日以内に行うものとする。ただし、第10第4項の規定により補正を要請した場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
（利用停止等申請書の様式、提出方法、補正等）
第13 対策基準第15第1項の規定に基づき保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止（以下「利用停止等」という。）を申請する者から提出を受ける書面（以下「利用停止等申請書」という。）の様式は、様式第5のとおりとする。
2 利用停止等申請書は、窓口において交付するとともに、インターネット上の国立国会図書館ホームページ上に掲載し、出力して利用できるようにするものとする。
3 利用停止等申請書の提出方法は、窓口に持参する方法又は窓口にあてて送付する方法のいずれかとする。
4 利用停止等申請書に形式上の不備があると認めるときは、相当の期間内に補正するよう要請するものとする。
5 利用停止等申請書は、開示を受けた日から90日以内に提出を受けるものとし、開示の実施に当たり、その旨を知らせるものとする。
（本人確認手続等に係る規定の準用）
第14 第5（第4項及び第5項を除く。）の規定は、利用停止等の申請について準用する。この場合において、第5第1項中「第13第2項」とあるのは「第15第2項」と、同第3項中「第13第1項」とあるのは「第15第1項」と読み替えるものとする。
（利用停止等を行う旨の通知等の期限）
第15 対策基準第15第4項の規定による利用停止等を行う旨の通知及び利用停止等を行わない旨の通知は、利用停止等の申請があった日から30日以内に行うものとする。ただし、第13第4項の規定により補正を要請した場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
（資料利用に係る個人情報の保存期間との関係）
第16 国立国会図書館の規定に基づく資料利用に係る個人情報の保存期間は、開示申請書、訂正申請書又は利用停止等申請書の提出によって影響を受けない。
2 開示、訂正又は利用停止等の申請を行う者に対しては、開示、訂正又は利用停止等に係る通知を受ける時点において申請の目的である個人情報が資料利用に係る個人情報の保存期間の満了により廃棄又は削除され、その結果、当該情報を保有しないこととなる可能性があることを、適時に知らせるものとする。
（申請の窓口の所在地等）
第17 対策基準第16に規定する申請の窓口は、国立国会図書館の本庁舎（住所 東京都千代田区永田町1丁目10番1号、郵便番号100-8924、電話03-3581-2331）に所在する。窓口の開設時間は、月曜日から金曜日まで（国民の祝日に関する法律（昭和23年法律第178号）第3条に規定する休日及び12月29日から翌年の1月3日までの日を除く。）の各日午前9時30分から午前12時まで及び午後1時から午後5時30分までとする。
附 則
本件は、対策基準の施行の日から施行する。